Je website in goede handen, ook als wij hem niet bouwden
Updates, back-ups, beveiliging en snelle hulp bij vragen: wij houden je site veilig en stabiel, zonder dat jij je in de techniek hoeft te verdiepen.
Wat er gebeurt met een site waar niemand naar omkijkt
Onderhoud is het werk waarvan je alleen merkt dat het niet gebeurd is. Niet omdat je site op een dag met een klap uitvalt, maar omdat er in stilte dingen stoppen met werken. Dit zijn de vier die wij het vaakst tegenkomen als we een site van een andere partij overnemen.
Onderdelen die stil verouderen
Je site draait op een kern, een thema en een stapel plug-ins. Die krijgen allemaal updates, ook updates die een lek dichten. Doet niemand daar iets mee, dan draai je na twee jaar op versies waar de maker zelf geen updates meer voor uitbrengt.
- Wat je ziet: niets. De site blijft er precies hetzelfde uitzien
- Wat je merkt: pas op het moment dat iemand er misbruik van maakt
Het formulier dat stilletjes stopt met mailen
Dit is de storing die wij het vaakst tegenkomen. Het formulier zegt netjes bedankt tegen je bezoeker, maar de aanvraag komt nergens meer aan. Meestal door een wijziging bij je mailprovider, een verlopen sleutel van de spamcontrole of een ontvangstadres van iemand die al lang weg is.
- Wat je ziet: een keurige bedanktpagina, precies zoals altijd
- Wat je merkt: een stille maand, en je denkt dat het gewoon rustig is
Een certificaat dat afloopt
Het slotje in de adresbalk komt van een certificaat met een houdbaarheidsdatum. Meestal vernieuwt dat zichzelf, maar na een verhuizing naar een andere hosting of een wijziging in je domeininstellingen gaat dat geregeld mis.
- Wat je ziet: een waarschuwing dat de verbinding niet veilig is
- Wat je merkt: bezoekers die meteen wegklikken, en gelijk hebben ze
Een back-up die er niet blijkt te zijn
Bijna iedereen denkt dat er back-ups zijn. Soms staan ze op dezelfde server als de site zelf, soms lopen ze al maanden niet meer, en soms is er nooit iemand geweest die er één heeft teruggezet. Dat ontdek je op het slechtst denkbare moment.
- Wat je ziet: een vinkje in een beheerscherm dat zegt dat het aan staat
- Wat je merkt: dat een back-up die nooit is teruggezet een aanname is
Wat er elke week gebeurt, en wat per kwartaal kan
Niet alles is even dringend. Een beveiligingsupdate kan niet drie maanden wachten, het opruimen van ongebruikte plug-ins juist wel. Daarom hangt er een ritme aan, zodat je weet wat er wanneer gebeurt en waar je maandbedrag heen gaat.
Bijwerken en controleren
Het werk dat niet kan wachten, omdat updates met een beveiligingsreden juist in de eerste dagen belangrijk zijn. We doen het gecontroleerd, niet met één druk op de knop.
- Kern, thema en plug-ins nalopen, en eerst op een kopie draaien als de update zwaar is
- Vooraf een verse back-up, zodat er altijd een weg terug is
- Na afloop kijken of de belangrijkste pagina’s en knoppen nog doen wat ze moeten doen
- Bewaking die meldt wanneer je site niet bereikbaar is, ook ’s nachts
Kijken of het nog binnenkomt
Een site kan er prima uitzien en toch geen aanvraag meer doorgeven. Daarom testen we elke maand de route die je klant aflegt, en niet alleen de techniek eronder.
- Je formulieren zelf invullen en controleren of de mail aankomt, ook in de ongewenste map
- Foutmeldingen in de logboeken nalopen, en de meldingen die zich herhalen aanpakken
- Ruimte, database en verlopende zaken zoals je certificaat in de gaten houden
- Een kort verslag naar je toe, ook in een maand waarin er niets bijzonders was
Opruimen en echt testen
Werk dat niet elke week hoeft, maar wel een keer moet gebeuren. Dit is meestal het moment waarop blijkt wat er in de afgelopen jaren is blijven liggen.
- Een back-up daadwerkelijk terugzetten op een testomgeving, want dat is de enige echte test
- Snelheid meten op een telefoon, niet op een snelle computer met een vaste verbinding
- Kapotte links en plug-ins die je niet meer gebruikt eruit halen
- Gebruikersaccounts nalopen: oud-medewerkers en het vorige bureau horen er niet meer in te staan
Eén keer per jaar komt daar het werk bij dat maar één keer per jaar speelt: de verlenging van je domeinnaam, de licenties van betaalde onderdelen en de versie van de software waar je hosting op draait. Wil je weten wat daar technisch achter zit, dan staat dat in gewone taal uitgelegd bij technische SEO.
Wat je in handen moet hebben voor je bij iemand anders weggaat
Dit is het onderwerp waar de meeste ondernemers op vastlopen. Niet omdat de techniek moeilijk is, maar omdat niemand ze ooit heeft verteld wat er eigenlijk van hen is. Loop deze lijst langs, ook als je niet naar ons overstapt. Wat je hier niet kunt afvinken, is precies wat je gaat missen op het moment dat je weg wilt.
| Wat je in handen hoort te hebben | Waar je dat controleertzonder technische kennis | Goed als je dit zieten anders is er werk te doen |
|---|---|---|
| Je domeinnaam op je eigen naam | Vraag om een schermafdruk van het beheerscherm waarin de houder staat, of kijk in de openbare gegevens van je domeinnaam. | Jouw bedrijfsnaam als houder en een e-mailadres van jou als contactpersoon, niet dat van het bureau. |
| Toegang tot de plek waar je domeinnaam beheerd wordt | Log zelf in bij de partij waar het domein geregistreerd staat. | Je kunt de instellingen van je domein zien en wijzigen zonder iemand om hulp te vragen. |
| Een eigen account bij je hosting | Log in bij het hostingbedrijf en kijk op wiens naam de facturen staan. | Een account en een factuur op naam van jouw bedrijf, met een wachtwoord dat jij kunt wijzigen. |
| Beheerderstoegang tot je website | Log in op je websitebeheer en kijk bij je eigen gebruiker welke rol daar staat. | De hoogste rol, bij WordPress heet die beheerder of administrator. Redacteur is niet genoeg. |
| De licenties van betaalde onderdelen | Vraag een lijst van betaalde thema’s en plug-ins, met de sleutels en de verloopdatum erbij. | Licenties die op jouw naam staan of die aan jou worden overgedragen, met een datum die je kent. |
| Een recente kopie van je hele site | Vraag om een export van de bestanden én de database, en kijk hoe groot dat bestand is. | Een bestand van een reële omvang met een datum erop. Een pdf met schermafdrukken is geen kopie. |
| Weten waar je e-mail staat | Vraag of je zakelijke e-mail op dezelfde hosting draait als je website. | Duidelijkheid vooraf, want als mail en site bij elkaar staan raakt een verhuizing ook je e-mail. |
| Je meetgegevens en je bedrijfsprofiel | Kijk in Google Analytics, Search Console en je Google Bedrijfsprofiel wie er eigenaar is. | Jouw eigen Google-account als eigenaar. Het bureau mag beheerder zijn, eigenaar hoort jij te zijn. |
De tabel schuift opzij op een smal scherm.
Wat er gebeurt tussen jouw ja en de eerste onderhoudsmaand
Een site overnemen is voor het grootste deel geen technisch werk maar netjes regelen. Wij nemen niets over zolang de vorige partij niet fatsoenlijk overdraagt, en dat is geen formaliteit: het bepaalt of jij over een jaar nog steeds bij je eigen site kunt.
We kijken eerst wat er staat
Voordat we iets beloven willen we weten waar we instappen. Wat draait er, op welke versies, hoe is het gebouwd en wat ontbreekt er aan toegang.
- Een lijst met wat er is en wat er mist, in gewone taal
- Eerlijk antwoord als je site technisch aan het eind is, ook als doorgaan voor ons makkelijker was
Jij vraagt de overdracht op, wij schrijven de mail voor
De vorige partij is jouw contractpartij en niet de onze. Wij zetten precies op een rij wat je opvraagt, jij stuurt het door. In de meeste gevallen is dat genoeg en komt de toegang gewoon.
- Eén bericht met alle punten uit de lijst hierboven, zodat het niet in stukjes gaat
- Reageert er niemand, dan loopt de weg vaak via je hosting of je domeinregistratie
Wij maken een eigen kopie en testen buiten je site om
Zodra we erbij kunnen, halen we eerst je site veilig binnen. Pas daarna komen de updates die al een tijd zijn blijven liggen, en die draaien we eerst op een testomgeving.
- Een volledige kopie van bestanden en database bij ons, los van je hosting
- Achterstallige updates gefaseerd, niet allemaal op één avond
Daarna pas het vaste ritme
Als alles draait en de achterstand weg is, gaan we over op wekelijks, maandelijks en per kwartaal. Je krijgt een overzicht van alle accounts, waar ze staan en op wiens naam.
- Alle toegang gedocumenteerd, met jou als eigenaar en ons als beheerder
- Zo weet je ook wat je meeneemt als je ooit weer verdergaat zonder ons
Wat je zelf kunt zien, zonder verstand van techniek
Je hoeft geen code te lezen om te merken dat er al een tijd niemand naar je site heeft gekeken. Vier controles die je met een telefoon en tien minuten zelf kunt doen. Ze werken ook prima als je gewoon wilt weten of je huidige partij zijn werk doet.
Test je eigen formulier, één keer per maand
Twee minuten werk, en toch blijft het meestal liggen. Vul je eigen contactformulier in vanaf een privé-adres, dus niet vanaf een adres van je eigen bedrijf, en zet de datum in het berichtveld.
- Komt de mail binnen, en hoe lang duurde dat?
- Zit hij in je gewone postvak of in de ongewenste map?
- Kun je op beantwoorden drukken en komt dat bij de aanvrager aan?
- Zet die test in je agenda, anders vergeet je hem tot het te laat is
Kijk hoe snel je site op je eigen telefoon opent
Zet de wifi uit, open je site op je telefoon en tel rustig mee. Doe dat op je startpagina en op de pagina waar je klanten echt naartoe gaan, want dat is vaak een andere.
- Duurt het langer dan een seconde of vijf voor er iets bruikbaars staat, dan is er werk
- Springt de pagina nog na terwijl je al leest, dan laden de foto’s te laat
- Meer weten over wat eronder zit? Dat staat bij technische SEO
Kijk wanneer er voor het laatst iets is bijgewerkt
Log in op je websitebeheer. Bij WordPress zie je op het dashboard meteen hoeveel updates er klaarstaan. Staat daar een rij van vijftien wachtende updates, dan is er al een tijd niemand geweest.
- Vraag je huidige partij om het laatste onderhoudsverslag
- Komt er geen verslag, dan is er in de praktijk ook geen onderhoud
- Kijk ook even naar het jaartal in je footer, dat verraadt vaak meer dan je denkt
Klik op het slotje en op je eigen pagina’s
In je browser kun je op het slotje in de adresbalk klikken en zien tot wanneer je certificaat geldig is. Loop daarna in tien minuten je eigen menu af en klik alles aan.
- Een pagina die niet bestaat, een telefoonnummer dat niet klikt, een oude prijs
- Open je site ook eens zonder www en met www, en kijk of je op dezelfde plek uitkomt
- Wil je het liever laten nakijken? Dat kan met een nulmeting
Wat je doet voordat je belt, en wat er daarna gebeurt
Op het moment dat je site eruit ligt, wil je niet uitzoeken hoe het werkt. Dan wil je weten wie je belt en wat je moet zeggen. Dit is de volgorde die het snelst tot een oplossing leidt.
Kijk eerst of het aan jouw kant ligt
Dat klinkt flauw, maar het scheelt vaak het halve zoekwerk en soms de hele storing. Een site die voor jou weg is en voor de rest van Nederland gewoon werkt, is een ander probleem dan een site die plat ligt.
- Probeer het op een andere telefoon en op mobiel internet in plaats van je eigen wifi
- Probeer een andere browser, of een venster waarin je niet ingelogd bent
- Vraag iemand buiten je bedrijf om even te kijken
Meld het met vier dingen erbij
Hoe preciezer je melding, hoe eerder iemand aan het werk kan in plaats van aan het vragen. Vier dingen zijn genoeg, en een schermfoto mag altijd, ook een scheve.
- Het adres van de pagina waar het misgaat
- Wat je deed vlak voordat het gebeurde
- Wat je precies zag, het liefst met een schermfoto van de melding
- Sinds wanneer, en of er iemand iets heeft aangepast. Dat laatste is geen verwijt, het scheelt zoekwerk
Wat er dan gebeurt
Eerst zorgen dat je site weer doet wat hij moet doen, desnoods door terug te zetten naar de laatste goede kopie. Pas daarna zoeken we uit hoe het kwam, want dat kan wachten en een lege telefoon niet.
- Je hoort achteraf in gewone taal wat het was en wat we hebben gedaan
- Hoe we bereikbaar zijn en wat er geldt buiten kantooruren, spreken we vooraf af en zetten we op papier
- Zo weet je van tevoren waar je aan toe bent in plaats van op het moment zelf
Wat wij niet doen, en waarom niet
- Geen nieuwe functies onder de vlag van onderhoudEen extra pagina, een koppeling met je agenda of een stuk webshop is bouwwerk, geen onderhoud. Dat begroten we apart, ook als het klein is, zodat je maandbedrag geen verrassing wordt.
- Geen site overnemen zonder nette overdrachtZolang de vorige partij de toegang niet overdraagt, beginnen we niet aan het beheer. Halve toegang levert halve verantwoordelijkheid op en daar heb jij niets aan als het misgaat.
- Geen contract waar je niet uitkomtPer maand opzegbaar met een normale termijn. Ga je weg, dan krijg je je back-up, je toegang en je licenties mee, zonder dat je erom hoeft te vragen.
- Geen updates op de gokWe zetten geen stapel updates door op een vrijdagmiddag zonder verse back-up en zonder dat iemand daarna kijkt of je site nog doet wat hij moet doen.
- Geen wachtwoorden die alleen wij kennenWe werken met een eigen account onder jouw beheer en vragen alleen de toegang die we nodig hebben. Jij blijft eigenaar en kunt ons er ook weer uit zetten.
- Geen oplapwerk zonder eindeIs je site technisch aan het eind, dan zeggen we dat, ook al is doorgaan met onderhoud voor ons makkelijker. Dan is vernieuwen het eerlijke antwoord.
Wanneer onderhoud niet meer het antwoord is
Een site die technisch aan het eind is, kun je niet blijven oplappen. Dan houd je iets in de lucht dat er niet meer toe doet, en betaal je elke maand voor uitstel. Waar sta jij?
Doorgaan met onderhoud
Je site is van de laatste jaren, draait op onderdelen die nog worden bijgehouden en doet wat hij moet doen. Dan is onderhoud precies wat je nodig hebt en verder niets.
Past bij: een site die werkt. Elke euro gaat naar het gezond houden van wat er al staat.
Vernieuwen met behoud van wat je hebt
De techniek is niet het probleem, de indeling en de uitstraling wel. Je kunt de site opnieuw vormgeven zonder de pagina’s weg te gooien waar je bezoekers nu op binnenkomen.
Past bij: een verouderde site die nog wel gevonden wordt. Lees hoe dat gaat bij SEO-proof redesign.
Beter opnieuw beginnen
Draait je site op een oude versie die je hosting binnenkort uitzet, is de maker van je thema gestopt, of breken plug-ins bij elke update? Dan gaat elk onderhoudsuur op aan symptomen.
Past bij: sites die bij elke update stukgaan. Kijk dan naar je website vernieuwen of naar een nieuwe site.
Twijfel je tussen onderhouden en vervangen? Dan is dat precies het gesprek dat we voeren voordat we ergens aan beginnen. Hoe we werken staat op onze werkwijze.
Benieuwd wat er van je site eigenlijk nog van jou is?
We lopen de overstapchecklist met je door, kijken wat er technisch aan de hand is en zeggen erbij wat het kost. Blijkt je site prima onderhouden en heb je ons niet nodig, dan hoor je dat ook.
Meer lezen
Wat een site kost om te laten bouwen, naast wat hij kost om te houden.
Vragen over onderhoud, support en overstappen
De vragen die ondernemers ons stellen als ze vastzitten bij hun huidige partij.
?Doen jullie ook onderhoud aan een site die jullie niet gebouwd hebben?
Ja, dat is verreweg het grootste deel van dit werk. Twee voorwaarden: we moeten er netjes bij kunnen, en het moet techniek zijn die we kennen. In de praktijk gaat het bijna altijd om WordPress. Draait je site op iets zeldzaams, dan zeggen we dat meteen in plaats van dat we het gaandeweg ontdekken.
?Mijn bouwer reageert niet meer. Kunnen jullie het dan zomaar overnemen?
Zomaar niet. Wat je nodig hebt is toegang, en die begint bij de partijen waar jouw naam op staat: je domeinregistratie en je hosting. Vaak blijkt dat je daar meer rechten hebt dan je dacht. Wij schrijven de mail voor die je doorstuurt en wachten met het beheer tot de overdracht rond is.
Werkt de vorige partij helemaal niet mee, dan is dat geen technische vraag meer maar een contractuele. Wij kunnen je vertellen wat wij in vergelijkbare gevallen hebben gezien, maar voor wat juridisch kan verwijzen we je naar een jurist.
?Zit ik dan vast aan een lang contract?
Nee. Per maand opzegbaar met een normale opzegtermijn, en je krijgt bij vertrek een kopie van je site, je toegang en je licenties mee. Een onderhoudscontract dat alleen bestaat omdat je er niet uit komt, is geen onderhoudscontract.
?Wat kost onderhoud?
Dat hangt af van hoeveel er draait, hoe het gebouwd is en hoeveel achterstand er ligt. Een site met vier pagina’s en drie plug-ins is nu eenmaal ander werk dan een site met een boekingssysteem. Daarom begint het met een check: daarna weet je wat je per maand kwijt bent en wat daar wel en niet in zit. Werk dat er niet onder valt, begroten we vooraf. Vraag het gerust na.
?Wat als er iets stukgaat door een update van jullie?
Dan zetten we het terug en lossen we het op, en dat valt onder het onderhoud. Daarom maken we vooraf een verse back-up en draaien we zware updates eerst op een kopie. Het risico is nooit nul, maar het verschil zit in de weg terug die je hebt.
?Ik heb geen idee of mijn back-ups werken. Hoe kom ik daarachter?
Door er één terug te zetten. Zolang dat nooit is gebeurd, is je back-up een aanname en geen zekerheid. Wij doen dat per kwartaal op een testomgeving, en het is ook meteen de manier om te zien of de back-up compleet is: bestanden zonder database, of andersom, leveren je alleen een halve site op.
?Mijn site is al oud. Heeft onderhoud nog wel zin?
Soms niet, en dan zeggen we het. Bij een site die op verouderde techniek draait en bij elke update ergens anders breekt, betaal je onderhoud aan symptomen. In dat geval is vernieuwen verstandiger, en als je site nu goed gevonden wordt, dan via een SEO-proof redesign zodat je die vindbaarheid meeneemt.
Waar wil je hierna heen?
Onderhoud is soms het antwoord en soms uitstel. Dit zijn de pagina’s die er direct naast liggen.
Staat jouw vraag er niet tussen? Stel hem gerust, ook als je alleen wilt weten of je nog bij je eigen domeinnaam kunt.